Como planejar treinamentos?

Vamos pensar em um Treinamento & Desenvolvimento como pensamos em uma festa. Quando vamos para uma festa, nos preparamos para ela de modo a causar impacto positivo quando chegamos. Escolhemos o traje de acordo com o tipo de festa, cuidamos da aparência e fazemos o melhor para impressionar desde a chegada. Também tomamos cuidado com a forma como nos comportamos ao longo deste evento para que possamos deixar apenas boas recordações sobre a nossa presença.

A competência “Preparar-se” se manifesta ao longo de uma intervenção de aprendizagem. Contudo, há uma série de ações que antecedem este momento. Podemos dividir em três etapas: planejamento, elaboração e execução. Neste post separamos dicas de como montar treinamentos de qualidade e fazer com que os colaboradores tirem o máximo proveito deles.

Primeira Etapa: Planejamento

O primeiro passo é entender que um treinamento não se faz de uma reunião rápida visando uma transmissão de conhecimentos rasa. Muito pelo contrário: ele deve ser bem pensado, planejado e executado para que se possa colher frutos mais tarde.

Portanto, a primeira etapa para criar um treinamento se resume a bastante estudo e definição de objetivos. São essas “preocupações” que vão guiar no restante do processo e garantir a eficácia do que está sendo investido.

Para criar um treinamento realmente eficaz, a primeira coisa que se deve fazer é identificar e entender o público a quem ele será direcionado. Qual é o setor da empresa? Quais as atividades desempenhadas pelos colaboradores? Qual seu perfil demográfico e comportamental? Quais são as suas dores e potencialidades? Como um treinamento poderia ajudá-los?

Conhecendo o indivíduo ou grupo que irá receber o treinamento, ainda nessa primeira etapa, é essencial que se realize um levantamento minucioso das necessidades educacionais e carências profissionais dessas pessoas e da instituição. É essencial que nessa fase leve em conta, mais do que a opinião dos colaboradores e gestores, através de reuniões e questionários, e as falhas da empresa, outros documentos como avaliações de desempenho, pesquisas de clima, e pesquisas de satisfação dos clientes. A partir disso, é possível conseguir uma visão geral da corporação e das necessidades dela e de cada grupo de colaboradores, e poderá, assim, propor um treinamento mais focado, bem estruturado e que trará mais resultados.

Segunda Etapa: Elaboração

Nessa etapa, com o problema definido e possíveis soluções em mente, é hora de começar a elaborar o treinamento pensando em termos mais operacionais e práticos. Esses processos serão muito importantes para que o treinamento seja realmente efetivo e foque naquilo que a empresa precisa realmente solucionar, trazendo benefícios e melhorias.

Se na primeira etapa já foi feito um levantamento superficial do público da empresa e das suas necessidades, agora é preciso definir de forma mais específica quem é a pessoa ou grupo que vai receber o treinamento. São líderes? Figuras estratégicas da empresa? Diretores? E mais, quem são essas pessoas? Quais seus interesses e as atividades que eles realizam na empresa?

Isso vai ajudar a definir outros pontos importantes como os temas de cada aula ou módulo, a abordagem durante os treinamentos, a linguagem que será utilizada e, isso tudo vai deixar os treinamentos muito mais efetivos e direcionados.

Sabendo quem vai receber o treinamento e as necessidades desse grupo ou indivíduo, é hora de estabelecer alguns objetivos específicos que deseja alcançar. Por exemplo, se um dos seus objetivos é diminuir o retrabalho de colaboradores em determinada tarefa, elabore o ponto de forma clara e específica, mais ou menos assim: em 3 meses, diminuir o retrabalho da equipe X na tarefa Y em 50%.

Com os objetivos bem definidos e sabendo exatamente o que se deseja com o treinamento, já pode começar a definir os temas e assuntos que serão abordados durante sua realização. Por exemplo, se estabelecer um objetivo como o de diminuir o retrabalho, seu tema pode ser “Como realizar a tarefa Y de forma mais precisa e eficiente”. Dentro desse tema, você pode trabalhar assuntos como as melhores práticas para realizar a tarefa Y, novas tecnologias da tarefa Y, como otimizar processos na tarefa Y e o que causa mais retrabalho na tarefa Y.

Chega a hora de pensar como vai executar o treinamento e a forma mais fácil de realizá-los de acordo com a realidade e as necessidades da empresa em questão. Já deve escolher se vai ministrar o treinamento de forma presencial ou a distância, utilizando a internet, vídeos e outras tecnologias. Além disso, você deve pensar se ele vai ser realizado em um local específico ou no próprio local de trabalho e se os colaboradores terão um tempo fixo de estudo ou poderão criar seu próprio cronograma, ademais de outras questões.

Depois de decidir qual caminho tomar, é hora de pensar em processos técnicos. Liste tudo que vai precisar para fazer com que o treinamento seja possível de acontecer. Vai precisar de uma sala? Um retroprojetor? Um quadro branco e canetas? Equipamentos de vídeo? Papel para os alunos? Agora é o momento de determinar todo o necessário, do mais simples ao mais complexo.

Por fim, nessa segunda etapa, deve-se estar ciente do tempo que o treinamento vai tomar dos colaboradores e também dos custos que vai ter com a realização dessa atividade. 

Terceira Etapa: Execução

Muitos dos colaboradores podem ter uma visão errada a respeito de treinamentos e, por isso, achar que são desnecessários e monótonos. Com essa impressão e por não entenderem seu potencial, o percentual de engajados pode ser baixo, portanto o modo como abordar os treinamentos é de extrema importância.

Em primeiro lugar, é importante que se valorize o aprendizado e crescimento pessoal na empresa e mostre que o treinamento é uma parte importante na rotina corporativa. Assim, os colaboradores se sentirão mais motivados a procurar esse tipo de atividade e não serão tão resistentes quando você propor um. Além do mais, é preciso caprichar na divulgação do treinamento e na convocação dos aprendizes.

Se necessário, defina os instrutores ou tutores Se você planejou seu curso, analisou o público e as necessidades da empresa e definiu que o melhor é trabalhar usando um instrutor ou tutor, seja virtualmente ou de forma presencial, precisa garantir que essas pessoas sejam adequadas para o treinamento.

Mais do que apenas transmitir o conhecimento para os alunos ou acompanhar seu desenvolvimento durante os treinamentos, é essencial que o tutor ou instrutor esteja sempre presente junto aos alunos, disponível para tirar suas dúvidas e ouvir sugestões, e que também seja empático, tenha espírito de liderança e a capacidade de deixar a turma sempre engajada e interessada.

Um bom facilitador ou instrutor tem a capacidade de fazer com que sua turma sinta mais ou menos empatia pelo treinamento e que, consequentemente se dedique mais ou menos a ele. Portanto, escolha com cuidado e garanta que a pessoa tenha todas as qualificações para instruir os colaboradores: conhecimento, liderança, empatia e habilidade para ensinar.

Por fim, só precisa realmente realizar o treinamento, nos dias, locais, ou período determinado, acompanhando o desempenho de cada colaborador individualmente, e definir as melhores formas de avaliar o retorno do investimento. Nessa parte, os objetivos específicos que se estabeleceu na segunda etapa de elaboração do treinamento serão essenciais.